Betingelser for lån fra Det Kgl. Biblioteks samlinger

Det Kgl. Bibliotek udlåner genstande fra bibliotekets samlinger til statslige, kommunale og private museer samt andre, der har offentlige udstillinger som en del af deres virksomhed. Det Kgl. Bibliotek udlåner ikke sådanne genstande til privatpersoner. Såfremt en udstilling skal vises på flere institutioner eller udstillingssteder, skal hver institution sende en låneanmodning til Det Kgl. Biblioteks udstillingsgruppe. Det Kgl. Bibliotek indgår en individuel udlånsaftale med hver enkelt involveret institution.

Det Kgl. Bibliotek låner kun ud til institutioner, som har egnede fysiske lokaliteter. Udlån er betinget af, at Det Kgl. Bibliotek vurderer, at låntager enten selv har professionelt personale, der har uddannelse til at håndtere de lånte genstande, eller har entreret med en ekstern leverandør med faglige kompetencer til at håndtere de lånte genstande.

Låntager skal sende en skriftlig låneanmodning til Det Kgl. Bibliotek i god tid og senest seks måneder før udstillingen åbner.

Låneanmodningen skal indeholde følgende:

• Præcis beskrivelse af den/de genstande, som ønskes lånt (bilag 1)
• Oplysning om udstillingens art og varighed samt oplysning om udstillingsansvarlig, (bilag 2)
• En tids- og procesplan for transport til og fra Det Kgl. Bibliotek (bilag 3)
• En aktuel facilitetsrapport, der beskriver de bygningsmæssige, sikringsmæssige og fysiske fremvisningsforhold (klima, lys, montre) og redegøre for, hvordan genstanden tænkes fremvist i udstillingen (bilag 4)
• Enten en forsikringspolice eller et certifikat fra National Indemnity Institution (skal sendes til Det Kgl. Bibliotek senest fire uger før materialets levering) (bilag 5).

Låntager skal udfylde bilag med beskrivelse af udstillingsansvarlig, de ønskede genstande og transport. Bilagene, opbevarings- og udstillingsfaciliteter, valg af transportør og transportplan skal godkendes af Det Kgl. Bibliotek, inden parterne kan underskrive en udlånsaftale. I forbindelse med udlån af særligt værdifulde genstande, kan det være nødvendigt at Det Kgl. Bibliotek besigtiger udstillingsstedet forud for godkendelse.

Før pakning og afsendelse udarbejder Det Kgl. Bibliotek en tilstandsrapport for de lånte genstande. Den udstillingsansvarlige skal ved genstandens ankomst til udstillingsstedet underskrive tilstandsrapporten.

Låntager afholder alle omkostninger i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af udlån. Omkostningerne kan blandt andet omfatte forsikring, konservering, montering, indramning, pakning, emballering, transport samt rejseomkostninger, logi og diæter (per diem) til en-to kurerer i forbindelse med transporten af genstandene og eventuelt besøg forud for lånegodkendelse. Der Kgl. Bibliotek kan betinge et udlån af, at Det Kgl. Bibliotek foretager en sikkerhedsfotografering af genstanden på låntagers bekostning. Det Kgl. Biblioteks serviceydelser i form af fotografering medvidere samt kurer og personaletimer tillægges moms.

Alle låntagers meddelelser om ændringer eller aflysning af udlån skal sendes skriftligt til Det Kgl. Bibliotek. I tilfælde af ændring eller aflysning af udlån vil Det Kgl. Bibliotek fakturere låntager for alle omkostninger, som Det Kgl. Bibliotek har haft i forbindelse med forberedelse af udlånet frem til modtagelse af meddelelsen om ændring eller aflysning.

Alle udlån er betinget af, at låntager er i stand til at opfylde nedenstående betingelser samt de supplerende krav, som måtte fremgå af udlånsaftalen. Hvis Det Kgl. Biblioteks kurer ved ankomsten konstaterer, at betingelserne ikke kan opfyldes, vil lånet ikke kunne effektueres, og kureren vil tage genstandene med retur. Opstår der ændringer af de sikringsmæssige og fysiske fremvisningsforhold i løbet af den aftalte låneperiode, skal låntager straks underrette Det Kgl. Bibliotek på telefon +45 3347 5002 og efterfølgende skriftligt på mail til sikring@kb.dk

Sikringsbetingelser med videre

a) Låntager skal straks ved modtagelse af genstanden kvittere for modtagelse per e-mail til udstillingsgruppens kontaktperson.

b) Låntager skal udarbejde en beredskabsplan/værdiredningsplan i forbindelse med udstillingens afvikling

c) Låntager skal under hele låneperioden sørge for hensigtsmæssig beskyttelse af genstanden imod brand, oversvømmelse, skadedyrsangreb, forurening, tyveri og anden beskadigelse.

d) Udstillingsmontren skal være alarmovervåget døgnet rundt, med mindre andet fremgår af låneaftalen.

e) Indtil genstanden er placeret i den aftalte position i udstillingsmontren, skal genstanden opbevares i en brand– og tyverisikret boks eller lignende, som er alarmovervåget døgnet rundt.

f) Opsætning og nedtagning af genstanden og alle ind- og udpakninger skal foretages af personale, der er uddannet til og øvet i at håndtere den pågældende type materiale.

g) Uindbundne genstande må ikke monteres anderledes end det er modtaget fra Det Kgl. Bibliotek, med mindre andet fremgår af låneaftalen. 

h) Genstandene må ikke tages ud af de beskyttende udstillingsmaterialer (rammer, beskyttelsesplader på bagsiden, passepartout, polyesterlommer eller anden montering), de er blevet anbragt i.

i) Monteringerne må ikke beskæres eller forsynes med påskrifter.

j) De udlånte genstande må ikke underkastes nogen form for indgreb (konservering, rengøring, udbedring af skader med videre).

k) Låntager må ikke bruge materialer til konstruktion eller indretning af montrer, der kan skade udlånte genstande.

l) I løbet af låneperioden må genstanden ikke flyttes fra montrerne eller det aftalte udstillingsområde uden skriftlig tilladelse fra Det Kgl. Bibliotek, medmindre der opstår en nødsituation.

m) Under opsætningen af større udstillinger skal det pågældende område sikres og adgangen begrænses. Hvis Det Kgl. Bibliotek skønner, at der kræves ekstra sikkerhedsforanstaltninger, for eksempel at der skal være vagter i udstillingsområdet, vil dette fremgå af låneaftalen.

n) Der må ikke spises eller drikkes i nærheden af de lånte genstande.

o) I tilfælde af tyveri eller beskadigelse af en lånt genstand skal låntager straks underrette Det Kgl. Biblioteks Sikringsafdeling telefonisk tlf. +45 3347 5002 og pr. mail: sikring@kb.dk. Låntager er i disse tilfælde forpligtet til hurtigst muligt og inden for 48 timer at sende en skriftlig hændelsesrapport til Det Kgl. Bibliotek. Tyveri skal desuden straks politianmeldes, og dette skal dokumenteres i forbindelse med underretningen.

Lånte genstande skal udstilles i et stabilt klima med temperatur mellem 18 °C og 24 °C og en relativ luftfugtighed (RH) mellem 40 og 55 % med en acceptabel variation på op til +/-5%-point inden for intervallet over 24 timer.

Låntager skal garantere og kunne dokumentere, at krav til klimaforholdene overholdes kontinuerligt (bilag 4).

Hvis der opstår ændringer i klimaforholdene i forhold til de stillede krav, skal låntager straks underrette og rådføre sig med Det Kgl. Bibliotek.

De udlånte genstand må ikke udsættes for direkte dagslys.

Lysintensiteten må ikke overskride 50 lux, med mindre andet fremgår af låneaftalen, og lyset skal være UV-frit.

For særligt følsomt eller værdifuldt materiale, kan Det Kgl. Bibliotek i låneaftalen fastsætte yderligere krav med hensyn til temperatur, luftfugtighed og belysning.

Låntager skal forsikre genstanden ”fra søm til søm” all-risk til den værdi, der er fastsat af Det Kgl. Bibliotek. Forsikringspolice vedlægges låneaftalen som bilag.

Forsikringen skal gælde én uge før transporten til udstillingsstedet og indtil 4 uger efter udstillingen er afsluttet.

Forsikringspolicen skal indeholde følgende museumsklausul: ”Uanset en eventuel skades art og grad og erstatningens størrelse forbliver genstanden Det Kgl. Biblioteks ejendom”.

Hvis låntager er certificeret som National Indemnity institution, kan Det Kgl. Bibliotek fravige krav om forsikring. Certifikat vedlægges låneaftalen som bilag.

Al emballage og transport skal være aftalt med og godkendt af Det Kgl. Bibliotek. Ved aflevering og returtransport skal genstanden være pakket på samme måde som ved modtagelsen.

Låntageren skal opbevare al indpakningsmateriale i sikkerhed og i passende klimaforhold igennem hele låneperioden.

Transportøren skal udarbejde en transportplan for ud- og hjemtransport (bilag 3). Denne skal som minimum inkludere:

• Transportmetode
• Transportvej
• Specifikation af transportmiddel med køretøjets registreringsnummer samt navne og telefonnummer på chauffører
• Kontaktoplysninger på to kontaktpersoner fra transportørens centrale kontor (døgnet rundt)
• Nøjagtig tidsplan for transporten.

Låntager sørger for, at transportplanen (bilag 3), er Det Kgl. Bibliotek i hænde senest fem hverdage før transporten til udstillingsstedet. Returtransporten til Det Kgl. Bibliotek skal være endeligt aftalt med KB senest 30 dage før udstilling afsluttes.

Det Kgl. Bibliotek kan betinge udlån af, at genstanden under transporten til og fra låntager skal ledsages af en-to kurerer. Kurererne følger genstanden ved transport og overvåger ind- og udpakning, samt montering og demontering af genstanden i udstillingslokalet.

Det Kgl. Bibliotek vurderer, om transport skal ske med bil eller fly. Ved flytransport sker kurerernes rejse (uagtet om genstanden er i håndbagage eller i fly cargo) på business class eller tilsvarende.

Enhver form for reproduktion forudsætter forudgående tilladelse fra Det Kgl. Bibliotek. Låntager må ikke filme, fotografere, digitalisere, tv- eller videooptage lånte genstande uden forudgående tilladelse fra Det Kgl. Bibliotek.

Det Kgl. Bibliotek kan fremstille fotografier af udlånte værker til brug i kataloger, samt markedsførings- og pr-materiale i forbindelse med udstillingen på låntagers bestilling og bekostning.

De lånte genstande og reproduktioner heraf, som låntager viser offentligt, skal være forsynet med kreditering af samtlige rettighedshavere/ophavsmænd til de lånte genstande og med oplysning om, at genstanden indgår i Det Kgl. Biblioteks samlinger.

Reproduktioner gengivet i udstillingskatalog skal påføres: “Det Kgl. Bibliotek – Royal Danish Library”.

Låntager skal udlevere 2 eksemplarer af alle udstillingskataloger med omtale af det udlånte til Det Kgl. Bibliotek.

Det Kgl. Bibliotek betinger sig til enhver tid ret til at foretage inspektion af de udlånte genstande og forbeholder sig ret til at hjemkalde udlånte genstande ved brud på de aftalte betingelser.

Det Kgl. Bibliotek fakturerer kun låntager og ikke låntagers samarbejdspartnere, sponsorer eller lign. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Det Kgl. Bibliotek har afsendt faktura.